In questo articolo chiariremo cosa sono le statistiche (o Kpi) e perché sono importanti per un’agenzia immobiliare.

I Kpi, che cosa sono? Sono gli indicatori di performance, in parole povere: sono quelle chiavi che ci consentono di capire dove stiamo andando, che risultati stiamo ottenendo ed anche quali possono essere le eventuali modifiche per migliorare quello che oggi, stiamo ottenendo.

La prima cosa che voglio dirti è che non basta misurare ma bisogna anche imparare a leggere i numeri della tua azienda, i kpi sono importanti perché avere chiaro quelli che sono i numeri della tua azienda è il modo giusto per poter guidare la tua azienda.

Se non abbiamo chiari i numeri, non stiamo guidando nulla. Avere i  numeri della nostra azienda significa 3 cose

Il primo aspetto è proprio quello di avere una visione oggettiva dell’azienda.

Molte persone ci insegnano i kpi sulla gestione, i kpi sugli utili o sul fatturato, cos’è ebitda ecc.. e questi son tutti aspetti che andrebbero conosciuti ed approfonditi sicuramente anche sulla nostra azienda, ma a noi titolari, per la gestione quotidiana, sono altri i numeri che ci interessano.

I parametri che ci interessano sono quegli indicatori che traducano il nostro lavoro in numeri.

Ad esempio a me piace vedere l’azienda come se fosse una catena di montaggio e la nostra catena di montaggio inizia dalla “notizia di vendita” oppure dalla “notizia di acquisto”, anche se molte agenzie iniziano a monitorare ancora prima, cioè dal numero di persone con cui parlano giornalmente, e li chiamano “contatti”.

Se vuoi monitorare anche i contatti può essere interessante perché riesci a capire ogni quante persone con cui parli riesci ad ottenere una notizia. ma facciamola semplice … partiamo dalla notizia di vendita.

La prima cosa da fare e cominciare a monitorare quante notizie di vendita trova il tuo agente.

Una volta che hai monitorato questo dato puoi iniziare a misurare quante acquisizioni è riuscito a fissare da quelle notizie. Dopo di che, da questo numero puoi andare a vedere quanti incarichi di vendita è riuscito a prendere e quanti, degli incarichi presi, è riuscito a venderne.

Tenere monitorato questo dato ti consente di capire quanto vale una notizia.

Provo a farti un esempio:

Supponiamo che ogni 8 notizie io riesco a fissare 2 acquisizioni di vendita e ogni 2 acquisizioni di vendita riesco a prendere un incarico e, che successivamente, riesco a vendere il 50% degli incarichi che prendo.

Quindi le otto notizie valgono mezzo incarico di vendita.

Ma perché è importante saperlo? Perché se so quanto vale una notizia riesco a fare interventi di marketing e so quanto posso investire in marketing e nella ricerca delle notizie.

Se vendendo un incarico e mediamente ricavo 4000€ di provvigioni, al netto del compenso che dovrò corrispondere al mio agente, vuol dire che una notizia vale 500€.

Quindi un’importante decisione strategica che puoi prendere, se impari a misurare i numeri, è quanto puoi investire in Marketing.

Il secondo aspetto è che leggendo i numeri puoi programmare l’attività dei venditori e puoi anche prevedere i tuoi ed i loro guadagni.

Nella mia esperienza (io tengo monitorati i numeri di circa 80 agenti a settimana, quelli delle mie agenzie e quelli delle agenzie affiliate) ho imparato che bisogna guardare i numeri conoscendo sempre il mercato di riferimento.

Infatti ho notato che nelle zone più richieste è più difficile prendere incarichi di vendita, ma questa difficoltà è ripagata dal fatto che poi è più semplice venderli. Nelle zone invece dove faccio meno fatica a trovare gli incarichi, dove magari me li tirano dietro, farò più fatica a venderli.

I numeri mi servono anche per poter programmare l’attività dei venditori e ad anche per poter programmare i miei guadagni infatti se inizi a monitorare bene i numeri ti accorgerai che avrai delle previsioni molto attendibili di quello che sarà il tuo fatturato nei mesi successivi.

Il numero principe è la quantità di notizie. Va da se che tutte le settimane devi produrre una buona quantità di notizie se vuoi avere la ragionevole certezza di fare un determinato numero di acquisizioni.

Ma ti faccio un esempio numerico con i numeri di prima per spiegarmi meglio:

Come prima supponiamo che io riesca a prendere 8 notizie a settimana, e ogni 8 notizie fisso 2 acquisizioni.

Supponiamo che con 2 acquisizioni a settimana riesco a prendere un incarico e che vendo il 50% degli i carichi che prendo entro 90 giorni … e che la vendita media mi porta 4000€ di fatturato (al netto della provvigione da dare agli agenti) posso supporre che ogni 8 notizie rientrerò 2000€ di fatturato entro i successivi 90 giorni.

Il concetto che ti ho appena spiegato con le notizie di vendita, vale allo stesso modo con le notizie di acquisto e quindi con gli appuntamenti.

Supponiamo anche che un agente per ritirare una proposta debba fare 10 appuntamenti di vendita ed, in media,  chiude due proposte ogni tre ritirate, vuol dire che ogni 15 appuntamenti fa una transazione dall’acquirente.

Quindi guardando il numero di appuntamenti che fanno i miei agenti, conoscendo la conversione media, riesco a prevedere quale sarà la produzione della mia agenzia in termini di fatturato.

Ovviamente io ti sto parlando di medie, per avere le medie e per arrivare a fare queste supposizioni in  modo che siano ragionevolmente precise devi avere una statistica attendibile, fatta da più agenti, con i dati corretti inseriti e per un periodo di tempo di almeno un anno.

Poi ci sono sempre condizioni particolari, ad esempio delle gosse vendite o dei periodi di calo che vanno considerati … ma, a proposito di periodi di calo, guardando le statistiche riesci a prevedere anche quando un agente non fatturerà il mese successivo.

Se hai un controllo delle statistiche e, se ti accorgi che le statistiche di un determinato agente sono in calo per più di una settimana, puoi intervenire in tempo e rimettere il tuo agente in carreggiata, altrimenti, come succede nella maggior parte delle agenzie, quando ti accorgi che un agente un mese non ha fatturato, è tropo tardi.

Quando parlo di azienda e di catena di montaggio parlo anche di questo: avere una previsioni di quello che succederà nel prossimo futuro.

Misurare le performance:

Se hai un’agenzia grande con tanti agenti, misurare le statistiche, ti consente di capire chi sono i tuoi uomini più performanti in una determinata attività e quindi puoi ricercare le best practice direttamente tra i tuoi agenti.

Se hai un’agenzia piccola e sei tu quello che ha le migliori performance devi capire quali sono le azioni che ti consentono di ottenere risultati e cercare di insegnare e trasmettere queste azioni ai tuoi agenti.

Se non misuriamo i numeri dei nostri agenti, non possiamo sapere dove intervenire per aiutarli a preformare meglio.

Personalmente credo che nel controllo non ci sia niente di male, ma c’è un aspetto che bisogna tenere presente, ed è che quando ti confronti con un tuo collaboratore e fai una pianificazione guardando le statistiche della settimana precedente, non devi utilizzare la statistica con la frusta o come strumento di ricatto, ma devi utilizzarla con molta empatia, devi sempre ricordarti che di fronte hai una persona che ti ascolta e cerca di migliorare le sue performance in funzione del fatto che senta che tu se interessato a lui.

Ad una persona non interessa quanto sai, o quanto puoi aiutarla a migliorare fino a quando non è sicura di quanto tu ci tieni a lei.

Quindi i kpi sono strumenti fondamentali, ma l’utilizzo con i tuoi agenti deve essere fatto con empatia.

Terzo ed ultimo aspetto: Controllare i numeri per aumentare sin da subito i tuoi fatturati

Molti miei agenti sono conviti che fissare un appuntamento oggi, o fissarlo tra 5 giorni sia uguale.

La cosa più importante per molti è “ho fissato l’appuntamento”, “ho preso un incarico”, “ho fatto un buon appuntamento”, ma sappiamo bene che il tempo che lasciamo al cliente per decidere è un tempo che ci può giocare contro, quindi, un appuntamento fissato per domani non ha lo stesso valore di un appuntamento fissato tra 5 giorni.

Ti faccio un esempio:

Vado a fare una valutazione e poi fisso un secondo appuntamento per prendere l’incarico a distanza di una settimana. Il problema è che in quella settimana il potenziale cliente si confronta con altri, magari amici e familiari che tenderanno a dargli dei consigli (i quali spesso si rivelano consigli sbagliati), pensando di farlo per il suo bene, lo mettono in guardia da possibili fregature e gli creano dubbi.

Ed ecco che prendere quell’incarico è diventato più difficile.

Le tempistiche sono importanti perché se sono brevi, non solo riducono la possibilità del buyer remorse (quello che ti ho spiegato sopra), ma ti aiutano ad aumentare la quantità dei numeri che fai.

Provo a spiegarmi meglio con un altro esempio:

Fai un appuntamento ed il cliente ti dice “guarda mi interessa, ma lasciami 3 o 4 giorni che ci penso e poi ti dico” … supponiamo che vada tutto bene e che nessuno lo riempie di dubbi nel frattempo e dopo 4 giorni ti ricontatta per venire a vedere la casa con la moglie, bene, fissi un secondo appuntamento, dopo altri 3 o 4 giorni anche con la moglie.

Dopo il secondo appuntamento ti dice “lasciaci 3 o 4 giorni che ci pensiamo, ne parliamo e poi ti diciamo” … e supponiamo che, anche stavolta, sei fortunato e nessuno gli insinua dubbi e nessuno gli propone altre case, quindi ti chiama perché vuol fare la proposta, allora, fissi un appuntamento per il ritiro della proposta dopo 3 giorni, prendi la proposta, aspetti altri 3 o 4 giorni per farla accettare, ed ecco che passano 15 o 20 giorni dall’appuntamento alla chiusura della trattativa, così fissi il preliminare ed è passato un mese.

Se parli con il tuo agente, quando fa una trattativa del genere è anche contento e soddisfatto e ti dice che è andato tutto bene.

Ma non è esattamente così … il problema qual’è?

Il problema è che è passato troppo tempo e ci sono stati 3 momenti (lunghi diversi giorni) in cui sei stato in balia della fortuna sperando che nessuno gli insinuasse dubbi o gli facesse altre proposte.

Io insegno ai miei agenti che nel momento in cui fissano un appuntamento devono cercare di ritirare la proposta in prima battuta, non possono lasciar passare 10 giorni.

La differenza tra la prima trattativa e una trattativa fatta per chiudere in poco tempo è un risparmio di circa 15 giorni. Questo comporta aver chiuso un capitolo ed aver la mente, l’energia e l’attenzione per fare altro e provare a chiudere un’altra trattativa.

Più riesco a tenere i tempi brevi in ogni fase del lavoro e più aumento il fatturato.

Lavorare a stretto giro evitando di procrastinare e avere queste piccole abitudini, fa aumentare il fatturato della tua agenzia almeno del 50%, solo perché il tuo agente, chiusa una trattativa è già in pista per chiuderne un’altra.

Quindi nel monitorare le persone sulle statistiche devi anche pensare ad un kpi sul tempo e monitorare in quanto tempo vengono fatte le attività.

Se lo desideri puoi scaricare il video e l’e-book in cui spiego quali sono i 5 passi che occorre fare per creare un’agenzia immobiliare da un milione di euro: https://www.unmilionedipossibilita.it/risorse-gratuite/

PS:

Questo articolo è la trascrizione (non esattamente letterale, ma “sistemata”) della diretta facebook tenuta il 07 Settembre 2018 sul gruppo “Titolari di Agenzie Immobiliari”. Se Vuoi rimanere in contatto con me, iscriviti al gruppo!

Buon Lavoro

Stefano Mulas